Lưu giữ hồ sơ theo khoa học là như thế nào?

0

Tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ, tài liệu qua các năm là công việc không hề dễ dàng với những người làm văn phòng. Vì vậy, phân loại lưu giữ hồ sơ sao cho khoa học là yêu cầu cần thiết, không phải ai cũng có thể hoàn thành tốt. Bài viết dưới đây xin chia sẻ tới bạn cách lưu trữ kho hồ sơ khoa học nhất.

Chọn tủ hồ sơ phù hợp

Một tủ hồ sơ nhỏ, thiết kế đơn giản sẽ không phải sự lựa chọn hoàn hảo trong việc lưu trữ giấy tờ, hồ sơ. Bạn hãy lựa chọn các loại tủ đứng có nhiều ngăn ở phía trên và các hộc tủ ở phía dưới để dễ dàng phân loại các tài liệu theo ngăn phù hợp. Bạn cũng có thể thay thế tủ đứng thông thường bằng tủ treo tường. Cách này rất phù hợp với các văn phòng có diện tích nhỏ, với tủ treo bạn có thể đựng được lượng hồ sơ rất lớn.

Hãy sử dụng giấy ghi chú để dán lên từng kệ chứa luu chung tu sẽ rất thuận tiện trong việc kiểm tra và lấy hồ sơ khi cần thiết.

Phân loại hồ sơ

Phân loại hồ sơ giúp ích cho việc kiểm tra, sắp xếp hồ sơ. Có nhiều cách phân loại hồ sơ được áp dụng như phân loại theo chủ đề, theo cum hay nhóm. Khi phân loại theo chủ đề hãy chia nhỏ hồ sơ theo từng chủ đề như báo cáo, quảng cáo, hợp đồng,…Khi phân loại theo cụm hãy phân chia thành các cụm quý như quý 1, quý 2, quý 3, quý 4.  Còn phân loại theo nhóm hãy chia nhỏ cụm hồ sơ thành các cụm nhỏ hơn như nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.

Hồ sơ được sắp xếp gọn gàng

Hồ sơ được sắp xếp gọn gàng

Sắp xếp hồ sơ khoa học

Sau khi tiến hành phân loại hồ sơ, hãy sắp xếp hồ sơ sao cho khoa học nhất. Các cách sắp xếp, lưu chứng từ thường dùng là:

  • Sắp xếp theo thời gian, dựa vào thời gian sự việc để sắp xếp hồ so trước sau rồi ghi chú rõ ràng để dễ tìm kiếm.
  • Sắp xếp theo mẫu tự, ký tự A,B,C,D,…
  • Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ cần lưu trữ, ví dụ các loại hồ sơ bình thường, hồ sơ mật; hồ sơ chưa giải quyết- đang giải quyết và đã giải quyết,….

Lập danh mục hồ sơ

Danh mục chính là hệ thống hồ sơ của doanh nghiệp. Thông qua danh mục này, bạn có thể sắp xếp, tra cứu hay quản lý lưu trữ kho hồ sơ dễ dàng và nhanh chóng.

Hãy tạo một danh mục cụ thể trong máy tính với các thư mục rõ ràng theo tên hồ sơ. Khi cần tra cứu, bạn hoàn toàn có thể thông qua cây thư mục trên máy tính để xác định hồ sơ cần tìm ở đâu.

Khi tạo danh mục, hãy lưu lại thư mục cũ trước khi cập nhật danh mục mới. Lúc cần, bạn có thể biết chính xác chúng nằm ở đâu để bổ sung hồ sơ mới.

Sắp xếp phân loại hồ sơ

Sắp xếp phân loại hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ sau khi được lưu trữ vào một vị trí nhất định để việc truy cập tìm kiếm dễ dàng nhất. Nhờ danh mục, bạn có thể sắp xếp, quản lý hồ sơ dễ dàng.

Hãy sử dụng bút chì để đánh số khu góc phải hồ sơ. Bên ngoài tập lưu trữ hãy ghi hồ sơ từ số bao nhiêu đến bao nhiêu để dễ tìm kiếm. Hãy sử dụng bảng tính Excel lập số lưu trữ hồ sơ kèm chú thích và hình ảnh cần lưu. Khi cần tìm hồ sơ, bạn chỉ cần nhấp chuột vào số lưu trữ hồ sơ là có thể tìm kiếm.

Việc sắp xếp, lưu chứng từ thường rất khó khăn, phức tạp. Do đó, để việc lưu hồ sơ trở nên dễ dàng, bạn hãy lựa chọn các dịch vụ thuê kho lưu chứng từ, góp phần bảo quản tài liệu an toàn và khoa học nhất.

Trên đây là những chia sẻ về dịch vụ lưu trữ kho hồ sơ (http://www.luuhoso.com/) bạn có thể tham khảo để sắp xếp tài liệu sao cho khoa học nhất. Hãy nhớ lựa chọn thuê kho lưu trữ hồ sơ khi cần thiết.

Leave a Reply

© 2018 ALLIREVIREWS. All rights reserved.
Proudly designed by Theme Junkie.